云南伏达电力工程有限责任公司 企业标准

安全生产档案管理制度

文件编号： FD-SMS-ARCH-2026-001 版 本： V1.0 编制日期： 2026年5月7日 编制部门： 质量安全部 审 核： 批 准：

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第一章 总则

第一条 目的

为规范公司安全生产档案管理，确保档案的完整性、系统性、可用性和安全性，依据国家相关法律法规，结合公司实际，特制定本制度。

第二条 法规依据

本制度依据以下法律法规及标准制定：

第三条 适用范围

本制度适用于公司本部、各项目部、各职能部门及协作单位的安全生产档案管理工作。

第四条 基本原则

安全生产档案管理应遵循以下原则：

1. 依法管理 — 严格遵循国家法律法规和行业标准
2. 全程留痕 — 从产生到销毁的全生命周期管理
3. 真实完整 — 档案内容真实、要素齐全、签章完备
4. 安全保密 — 分级管控，确保档案安全
5. 便于利用 — 科学分类、规范编目、快速检索

第二章 管理职责

第五条 档案管理体系

公司建立”统一领导、分级管理、专人负责”的档案管理体系：

公司管理层（分管领导）
      │
      ├── 质量安全部（公司级档案归口管理）
      │     ├── 制度建设与监督考核
      │     ├── 公司级档案收集、整理、保管
      │     └── 档案管理信息化建设
      │
      ├── 各职能部门（部门级档案管理）
      │     ├── 工程部：施工方案、技术交底档案
      │     ├── 物资部：设备物资、车辆档案
      │     ├── 经营部：合同、分包资质档案
      │     ├── 综合办公室：行政人事、培训档案
      │     └── 财务部：安全费用台账
      │
      └── 各项目部（项目级档案管理）
            ├── 安全员：现场安全档案
            ├── 资料员：项目竣工资料
            └── 班组长：班组活动记录

第六条 各部门档案管理职责

第三章 归档范围与保管期限

第七条 归档范围总表

根据《安全生产法》《企业档案管理规定》及输变电工程安全管理台账标准，公司安全生产档案归档范围如下。共六大类67项：

（一）教育培训与人员资质类

（二）安全检查与考核类

（三）隐患排查与危险源类

（四）会议与交底类

（五）事故与应急类

（六）设备物资与工器具类

（七）综合管理类

第四章 档案管理流程

第八条 档案形成与收集

1. 同步归档 — 档案形成部门应在档案产生后5个工作日内完成收集整理
2. 要素齐全 — 每份档案应包含：时间、地点、人员、内容、签字/盖章
3. 格式规范 — 纸质档案使用统一表式；电子档案使用指定格式
4. 影像留存 — 关键工序、隐患排查、事故现场等须留存影像资料

第九条 分类与编号

档案采用”年度 + 类别 + 序号”的分类编号规则：

格式：YEAR-CAT-SEQ
示例：2026-AQ-001

类别代码：
  AQ — 安全综合
  JY — 教育培训
  JC — 安全检查
  YH — 隐患整改
  WX — 危险源
  HY — 安全会议
  JD — 技术交底
  SG — 事故管理
  YJ — 应急管理
  SB — 设备工器具
  CL — 车辆管理
  RS — 人员资质
  JK — 职业健康
  HB — 环境保护
  CW — 安全费用

第十条 保管与存放

1. 存放环境 — 档案室应满足”八防”要求（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光）
2. 电子备份 — 电子档案应实行双机备份（主服务器+异地云存储），每月同步一次
3. 定期检查 — 每半年对档案进行清点检查，确保账物相符

第十一条 查阅与借阅

1. 查阅权限 — 公司内部员工凭工作证查阅本人权限内档案；涉密档案须经分管领导批准
2. 借阅登记 — 借阅档案须填写《档案借阅登记表》，归还时注销
3. 严禁事项 — 不得涂改、圈划、抽拆、增删档案；不得擅自复印、拍照

第十二条 销毁与鉴定

1. 销毁鉴定 — 保管期满的档案须经档案鉴定小组鉴定，确认无保存价值后方可销毁
2. 销毁程序 — 填写《档案销毁清册》，经分管领导批准后，由两人以上监销
3. 销毁记录 — 销毁清册永久保存

第五章 电子档案管理

第十三条 电子档案平台

公司建立安全生产档案管理信息系统（本数字化安全管理平台），实现档案的电子化收集、存储、检索、利用。

第十四条 电子档案要求

1. 格式规范 — 文字材料采用PDF/A格式长期保存；图表采用源文件+PDF双格式
2. 元数据管理 — 每份电子档案须标注：标题、形成时间、责任者、类别、保管期限、密级
3. 数字化转换 — 纸质档案逐步数字化，扫描分辨率≥300DPI
4. 电子签名 — 电子档案可采用符合《电子签名法》的电子签名，与手写签名具有同等法律效力

第十五条 电子档案安全

1. 访问控制 — 实行角色权限管理，不同岗位人员拥有不同查阅权限
2. 操作日志 — 所有查阅、下载、打印操作记录在案，保存期限≥3年
3. 数据备份 — 每日增量备份、每周全量备份、每月异地备份
4. 灾难恢复 — 建立档案数据灾难恢复预案，每半年演练一次

第六章 附则

第十六条 监督考核

1. 质量安全部每季度对各项目部、各部门档案管理情况进行检查考核
2. 档案管理纳入年度安全责任制考核，占安全考核总分5%
3. 对档案管理先进单位和个人给予表彰奖励
4. 对档案缺失、管理不善导致严重后果的，依据《安全生产法》及相关规定追究责任

第十七条 附则

1. 本制度由质量安全部负责解释
2. 本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准
3. 本制度每两年复审一次，根据法律法规变化适时修订

附录

附录A：相关法律法规及标准目录

1. 《中华人民共和国档案法》（2020年修订）
2. 《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年）
3. 《中华人民共和国安全生产法》（2021年修订）
4. 《中华人民共和国保守国家秘密法》（2024年修订）
5. 《生产安全事故报告和调查处理条例》（国务院令第493号）
6. 《安全生产监管档案管理规定》（安监总办〔2007〕3号）
7. 《生产安全事故档案管理办法》（安监总办〔2008〕202号）
8. 《安全监管监察部门许可证档案管理办法》（安监总厅〔2012〕100号）
9. 《应急管理档案管理规定》（应急〔2021〕15号）
10. 《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）
11. DL/T 1363-2014《电网建设项目文件归档与档案整理规范》
12. AQ8011-2023《安全生产培训基本条件》
13. JGJ59-2020《建筑施工安全检查标准》

附录B：档案管理表单模板索引

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